Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đã trở thành yêu cầu quan trọng đối với các cơ quan hành chính nhà nước. Đối với Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật tỉnh Bắc Ninh (Liên hiệp hội) là đơn vị đi đầu trong khối các hội triển khai, áp dụng ISO từ năm 2024, góp phần chuẩn hóa quy trình xử lý công việc mà còn nâng cao chất lượng tham mưu, điều hành, tăng tính minh bạch, hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao.
Cán bộ Sở Khoa học và công nghệ đào tạo, tập huấn về ISO cho Liên hiệp hội năm 2024
Ngay từ năm 2024, Liên hiệp hội đã xác định việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 là nhiệm vụ trọng tâm trong công tác cải cách hành chính. Trên cơ sở đó, cơ quan đã thành lập Ban Chỉ đạo ISO gồm 05 thành viên và Tổ công tác ISO gồm 03 thành viên để triển khai đồng bộ các nhiệm vụ xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Các nội dung như khảo sát thực trạng, xây dựng kế hoạch, đào tạo, tập huấn về ISO, xây dựng hệ thống văn bản, tổ chức đánh giá nội bộ, công bố hệ thống quản lý chất lượng đều được thực hiện đúng tiến độ theo kế hoạch đề ra.
Trong quá trình triển khai, Liên hiệp hội đã phối hợp chặt chẽ với Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh và các đơn vị chuyên môn để khảo sát thực tế, rà soát các quy trình nghiệp vụ, xác định danh mục quy trình cần xây dựng. Đây là bước đi quan trọng giúp cơ quan từng bước chuẩn hóa phương thức làm việc, tạo nền tảng cho việc vận hành hệ thống ISO hiệu quả. Đồng thời, cơ quan cũng tổ chức các lớp tập huấn về kỹ năng đánh giá nội bộ, hướng dẫn xây dựng quy trình ISO cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng thực hiện ISO trong thực tiễn công việc.
Kết quả nổi bật là Liên hiệp hội đã hoàn thành xây dựng và ban hành đầy đủ hệ thống tài liệu quản lý chất lượng bao gồm 01 mô hình HTQLCL và 14 quy trình chuyên môn, nội bộ áp dụng cho Văn phòng và các Ban chuyên môn. Các quy trình được xây dựng tương đối đầy đủ, bao quát hầu hết các lĩnh vực hoạt động của cơ quan tiêu biểu như: quy trình xử lý văn bản đi - đến; quy trình thanh quyết toán; quy trình thi đua khen thưởng; quy trình tổ chức hội thảo khoa học; quy trình tư vấn, phản biện; quy trình giám định xã hội; quy trình tổ chức các hoạt động sáng tạo...
Việc áp dụng các quy trình ISO vào thực tế đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác quản lý, điều hành. Các bước xử lý công việc được cụ thể hóa, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận được xác định rõ ràng, góp phần giảm chồng chéo, hạn chế sai sót và nâng cao tính chuyên nghiệp trong thực thi nhiệm vụ. Đặc biệt, việc áp dụng ISO đã giúp cán bộ, công chức thay đổi tác phong làm việc theo hướng khoa học, bài bản hơn; hồ sơ, tài liệu được quản lý chặt chẽ, thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ và kiểm tra.
Năm 2025, Liên hiệp hội tiếp tục duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 với nhiều nội dung đổi mới gắn với yêu cầu chuyển đổi số. Cơ quan đã ban hành kế hoạch áp dụng, duy trì và cải tiến ISO năm 2025; xác định mục tiêu chất lượng gắn với nhiệm vụ chính trị được Tỉnh ủy, UBND tỉnh và Ủy ban MTTQ tỉnh giao. Một trong những điểm nổi bật của năm 2025 là việc triển khai số hóa toàn bộ các quy trình ISO trên hệ thống ISO điện tử của cơ quan. Các quy trình chuyên môn như tư vấn phản biện, tổ chức cuộc thi - hội thi, quản lý văn bản, thanh quyết toán, quản lý dữ liệu trí thức… đều được cập nhật và vận hành đồng bộ trên môi trường số. Điều này giúp tăng tính minh bạch, thuận tiện trong tra cứu, theo dõi, lưu trữ hồ sơ và phục vụ hiệu quả công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan.
Bên cạnh đó, Liên hiệp hội cũng đặc biệt chú trọng công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về ISO cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thông qua các hội nghị cơ quan, sinh hoạt chuyên môn và tập huấn nội bộ. Nhờ đó, ý thức tuân thủ quy trình ISO của cán bộ được nâng lên rõ rệt; việc sử dụng chữ ký số, văn bản điện tử, số hóa dữ liệu trên các lĩnh vực trong giải quyết công việc ngày càng phổ biến và đi vào nền nếp.
Liên hiệp hội họp tổ chức đánh giá nội bộ năm 2025
Trong năm 2025, Liên hiệp hội đã tổ chức đánh giá nội bộ theo kế hoạch, tiến hành kiểm tra chéo, rà soát, chỉnh sửa và khắc phục các điểm chưa phù hợp. Kết quả đánh giá cho thấy hệ thống ISO được duy trì ổn định, không phát sinh điểm không phù hợp nghiêm trọng; các hạn chế được khắc phục kịp thời, bảo đảm HTQLCL luôn đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.
Liên hiệp hội đánh giá nội bộ giữa Văn phòng và Các ban
Việc áp dụng ISO đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực đối với hoạt động của cơ quan. Trước hết, chất lượng quản lý và điều hành được nâng cao rõ rệt nhờ các quy trình chuẩn hóa, khoa học và minh bạch hơn. Công tác tham mưu, tổng hợp, xử lý công việc được thực hiện nhanh gọn, chính xác; giảm tình trạng chồng chéo, bỏ sót hồ sơ. Đồng thời, ISO còn góp phần tăng cường trách nhiệm giải trình, nâng cao ý thức kỷ luật, kỷ cương hành chính và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại trong toàn cơ quan.
Đặc biệt, trong điều kiện Liên hiệp hội thực hiện hợp nhất, sáp nhập tổ chức và mở rộng phạm vi hoạt động sau khi sáp nhập tỉnh, việc áp dụng ISO càng thể hiện vai trò quan trọng trong việc thống nhất quy trình quản lý, bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chuyên môn. HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO đã trở thành công cụ hữu hiệu hỗ trợ cơ quan nâng cao chất lượng hoạt động và thích ứng với yêu cầu mới của giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình áp dụng ISO tại Liên hiệp hội vẫn còn một số khó khăn, hạn chế như: nguồn nhân lực thực hiện ISO còn mỏng, chủ yếu kiêm nhiệm; một số quy trình còn phức tạp; việc cập nhật tài liệu đôi khi chưa kịp thời; kỹ năng sử dụng hệ thống ISO điện tử của một số cán bộ còn hạn chế. Ngoài ra, khối lượng công việc chuyên môn lớn, nhiều nhiệm vụ đột xuất cũng ảnh hưởng đến việc tuân thủ đầy đủ các bước quy trình ISO trong một số thời điểm.
Để tiếp tục phát huy hiệu quả của HTQLCL, trong năm 2026 Liên hiệp hội xác định tiếp tục duy trì, cải tiến và mở rộng phạm vi áp dụng ISO gắn với nhiệm vụ chuyển đổi số, cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác điều hành. Cơ quan sẽ tiếp tục rà soát, cập nhật các quy trình; đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu; tăng cường tập huấn nâng cao năng lực cho cán bộ; khuyến khích cải tiến quy trình và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành công việc dựa hoàn toàn trên dữ liệu số./.
